1. Einen Lieferanten nur aufgrund des niedrigsten Preises auswählen

Einer der größten Fehler, den Erstimporteure machen, ist die Auswahl des Lieferanten, der das günstigste Angebot macht.

Ein niedriger Preis mag zunächst attraktiv erscheinen, kann aber manchmal auf Kompromisse bei Rohmaterialien, Verarbeitung, Produktionskapazität, Verpackung, Qualitätskontrolle oder Lieferzuverlässigkeit hindeuten.

Ein Lieferant kann einen sehr niedrigen Preis anbieten, um den Auftrag zu erhalten, und später die Produktqualität reduzieren, zusätzliche Kosten erhöhen, die Produktion verzögern oder nach Erhalt der Vorauszahlung Änderungen verlangen.

Was Käufer stattdessen vergleichen sollten

• Fertigungskapazität
• Produktspezialisierung
• Rohmaterialqualität
• Exporterfahrung
• Produktionskapazität
• Kommunikationsqualität
• Lieferleistung
• Qualitätskontrollprozess
• Zertifizierungen und Konformität
• Gesamte Landed Cost

2. Nicht überprüfen, ob der Lieferant ein echter Hersteller ist

Viele Käufer gehen davon aus, dass jedes auf einem Online-Marktplatz gelistete Unternehmen eine echte Fabrik ist. Einige Lieferanten können jedoch Händler, Provisionsagenten, Beschaffungsmittler oder kleine Werkstätten mit begrenzter Produktionskapazität sein.

Handelsunternehmen sind nicht immer ungeeignet, aber Käufer sollten klar verstehen, wer die Waren tatsächlich herstellt und wer für Qualität, Produktion und Lieferung verantwortlich ist.

Wichtige Lieferantenprüfungen

• Eingetragener Firmenname
• Fabrikadresse
• Steuer- und Exportregistrierung
• Produktionsmaschinen
• Größe der Belegschaft
• Monatliche Produktionskapazität
• Bestehende Exportmärkte
• Produktspezialisierung
• Qualitätskontrollsysteme
• Vergangene Versand-Erfahrungen

Käufer sollten bei Bedarf Fabrikfotos, Videos, Geschäftsdokumente, Produktreferenzen, Produktionsdetails und Auditberichte anfordern.

3. Produktmuster vor der Massenproduktion überspringen

Produktfotos und digitale Kataloge können Materialqualität, Konstruktion, Farbgenauigkeit, Nähte, Gewicht, Oberfläche, Verpackung oder die allgemeine Verarbeitung nicht vollständig vermitteln.

Die Genehmigung eines Musters vor der Massenbestellung ist einer der wichtigsten Schritte bei der internationalen Beschaffung.

Arten von Mustern, die Importeure möglicherweise benötigen

• Bestehendes Produktmuster
• Muster für kundenspezifische Entwicklung
• Farbmuster
• Materialmuster
• Vorserienmuster
• Verpackungsmuster
• Versandreferenzmuster

Das genehmigte Muster sollte zum Referenzstandard für die Massenproduktion werden. Alle genehmigten Änderungen sollten schriftlich dokumentiert werden.

4. Unvollständige oder unklare Produktspezifikationen angeben

Anweisungen wie „ähnlich machen“, „gute Qualität verwenden“ oder „wie auf dem Bild“ reichen für eine professionelle Fertigung nicht aus.

Lieferanten benötigen messbare und klar dokumentierte Spezifikationen. Unklare Anweisungen können zu unterschiedlichen Interpretationen und inkonsistenten Produkten führen.

Eine vollständige Produktspezifikation sollte Folgendes umfassen

• Produktabmessungen
• Messtoleranz
• Materialzusammensetzung
• Stoffkonstruktion
• Stoffgewicht oder GSM
• Fadenanzahl, falls zutreffend
• Farbverweise oder Pantone-Codes
• Druck- oder Stickdetails
• Nahtkonstruktion
• Verschlussart
• Zubehör und Besätze
• Etikettendetails
• Barcode-Anforderungen
• Verpackungsanweisungen
• Kartonabmessungen
• Prüfanforderungen

Technische Datenblätter, Artwork-Dateien, Diagramme, Referenzfotos und Messtabellen sollten vor Beginn der Mustererstellung ausgetauscht werden.

5. Davon ausgehen, dass die Fabrik die gesamte Qualitätskontrolle übernimmt

Jeder Hersteller hat einen anderen Qualitätsstandard. Das Verständnis eines Lieferanten von „akzeptabler Qualität“ entspricht möglicherweise nicht den Erwartungen des Käufers.

Erstimporteure inspizieren Produkte oft erst nach Ankunft der Waren. Zu diesem Zeitpunkt wird die Behebung von Mängeln teuer und schwierig.

Empfohlene Qualitätskontrollstufen

Inspektion vor der Produktion

• Rohmaterialprüfung
• Farbfreigabe
• Zubehörfreigabe
• Etikettenfreigabe
• Verpackungsfreigabe

Inspektion während der Produktion

• Verarbeitungskontrollen
• Messüberprüfung
• Farbkonsistenz
• Druck- oder Stickqualität
• Produktionsfortschritt

Inspektion vor dem Versand

• Qualität des fertigen Produkts
• Bestellmenge
• Produktsortiment
• Verpackungszustand
• Kartonkennzeichnungen
• Barcode-Genauigkeit
• Optische Mängel
• Versandbereitschaft

Eine Endkontrolle sollte idealerweise stattfinden, bevor der Käufer die Restzahlung freigibt und bevor die Ware die Fabrik verlässt.

6. Produktions- und Versandvorlaufzeiten unterschätzen

Erstimporteure glauben manchmal, dass die Produktion sofort nach Auftragserteilung beginnt. In Wirklichkeit benötigen Lieferanten möglicherweise Zeit für die Beschaffung von Rohmaterialien, die Bemusterung, die Produktionsplanung, die Fertigung, die Inspektion, die Verpackung und die Exportdokumentation.

Die gesamte Beschaffungszeit kann Folgendes umfassen

• Lieferantenauswahl
• Preisverhandlung
• Musterentwicklung
• Musterversand
• Musterfreigabe
• Rohmaterialbeschaffung
• Produktionsplanung
• Massenproduktion
• Qualitätskontrolle
• Verpackung
• Containerbuchung
• Zollabfertigung
• Internationaler Transport
• Zollabfertigung am Zielort
• Endlieferung

Saisonale Nachfrage, Feiertage, Hafenüberlastung, Rohstoffknappheit und Versandverzögerungen können sich ebenfalls auf die Zeitpläne auswirken.

7. Mindestbestellmengen missverstehen

Hersteller legen Mindestbestellmengen fest, da die Produktion Rüstkosten, Materialeinkauf, Maschinenvorbereitung, Färben, Drucken, Verpacken und Personalplanung umfasst.

Sehr geringe Mengen können den Stückpreis erhöhen oder eine Anpassung wirtschaftlich schwierig machen.

Möglichkeiten, eine flexiblere MOQ zu verhandeln

• Verwenden Sie gemeinsame Rohmaterialien für mehrere Designs
• Begrenzen Sie die Anzahl der Farben
• Wählen Sie Standardgrößen
• Kombinieren Sie mehrere Designs in einem Produktionsprogramm
• Wählen Sie verfügbare Stoffe oder Besätze
• Akzeptieren Sie einen höheren Muster- oder Testauftragspreis
• Teilen Sie einen realistischen zukünftigen Einkaufsplan mit

Ein Lieferant kann Flexibilität bieten, wenn der Käufer langfristiges Potenzial zeigt und klare kommerzielle Erwartungen äußert.

8. Incoterms und Versandpflichten nicht verstehen

Die Versandbedingungen legen fest, welche Partei in den verschiedenen Phasen für Transport, Dokumentation, Versicherung, Zollabfertigung und Risiko verantwortlich ist.

Gängige Versandbedingungen

EXW – Ex Works

Der Käufer holt die Ware vom Werk des Lieferanten ab und übernimmt die meisten Transport- und Exportaufgaben.

FOB – Free On Board

Der Lieferant kümmert sich in der Regel um die Ware, bis sie am vereinbarten Hafen auf das Schiff verladen wird.

CIF – Kosten, Versicherung und Fracht

Der Lieferant arrangiert Fracht und Basisversicherung bis zum Zielhafen, während der Käufer im Allgemeinen die Kosten am Zielort und die Einfuhrabfertigung übernimmt.

DDP – Delivered Duty Paid

Der Verkäufer arrangiert die Lieferung zum vereinbarten Zielort, einschließlich Zöllen und Steuern, vorbehaltlich lokaler Vorschriften und des vereinbarten Vertrags.

Käufer sollten klar bestätigen, was im Angebot enthalten ist, bevor sie Preise vergleichen.

9. Produkttests und Konformitätsanforderungen ignorieren

Verschiedene Länder haben unterschiedliche Anforderungen an Produktsicherheit, Kennzeichnung, Chemikalien, Umwelt und Dokumentation.

Die Konformität sollte vor der Produktion bestätigt werden, da eine Änderung von Materialien oder Produktkonstruktion nach der Herstellung extrem kostspielig sein kann.

Mögliche Konformitätsanforderungen

• OEKO-TEX-Zertifizierung
• GOTS-Zertifizierung
• REACH-Konformität
• FSC-Zertifizierung
• Entflammbarkeitsprüfung
• Farbechtheitsprüfung
• Dimensionsstabilitätsprüfung
• Kennzeichnung der Faserzusammensetzung
• Herkunftslandkennzeichnung
• Pflegekennzeichnung
• Soziale Compliance-Audits
• Verpackungs- und Recyclinganforderungen

Käufer sollten ihren Zollmakler, ihr Prüflabor, ihren Rechtsberater oder ihren Compliance-Spezialisten für länderspezifische Anforderungen konsultieren.

10. Unsicheren Zahlungsbedingungen zustimmen

Die vollständige Vorauszahlung des Auftragswerts ohne ordnungsgemäße Lieferantenprüfung birgt unnötige Risiken.

Die Zahlungsbedingungen hängen von der Auftragsgröße, der Lieferantenbeziehung, der Produktanpassung und der Transaktionshistorie ab.

Gängige Zahlungsstrukturen

• Anzahlung vor der Produktion und Restzahlung vor dem Versand
• Anzahlung vor der Produktion und Restzahlung nach der Inspektion
• Zahlung gegen Versanddokumente
• Akkreditiv für größere Transaktionen
• Treuhand- oder geschützte Zahlungssysteme, falls verfügbar

Käufer sollten sicherstellen, dass das Bankkonto dem vertraglich gebundenen Unternehmen gehört und dass jede Kontoänderung unabhängig überprüft wird.

11. Verpackungs- und Kennzeichnungsanforderungen übersehen

Selbst ein gut gefertigtes Produkt kann beschädigt, zurückgewiesen, verzögert oder schlecht empfangen werden, wenn die Verpackung unzureichend ist.

Zu bestätigende Verpackungsdetails

• Einzelproduktverpackung
• Polybeutelstärke
• Einzelhandelskartons
• Anhängeetiketten
• Markenetiketten
• Pflegeetiketten
• Barcode-Etiketten
• Kartonstärke
• Kartonabmessungen
• Einheiten pro Karton
• Kartonkennzeichnungen
• Palettenanforderungen
• Feuchtigkeitsschutz
• Recycling-Symbole des Ziellandes

Käufer sollten die vollständige Verpackungspräsentation genehmigen, bevor die Massenverpackung beginnt.

12. Eine sehr große Erstbestellung aufgeben

Eine große Erstbestellung kann Bestands-, Qualitäts- und Finanzrisiken bergen, insbesondere wenn der Käufer noch nie mit dem Lieferanten zusammengearbeitet hat.

Eine Testbestellung hilft, die Gesamtleistung des Lieferanten zu bewerten, nicht nur das Produktmuster.

Eine Testbestellung kann helfen, Folgendes zu bewerten

• Konsistenz des Massenprodukts
• Produktionskommunikation
• Tatsächliche Vorlaufzeit
• Verpackungsqualität
• Richtigkeit der Dokumentation
• Inspektionsleistung
• Versandkoordination
• Marktfeedback

Käufer können die Bestellmengen schrittweise erhöhen, nachdem der Lieferant sich als zuverlässig erwiesen hat.

13. Auf informelle oder unvollständige Kommunikation verlassen

Mündliche Absprachen und verstreute Nachrichten können während der Produktion zu Verwirrung führen. Wichtige Genehmigungen sollten schriftlich festgehalten werden.

Wichtige Informationen, die schriftlich zu bestätigen sind

• Endpreis
• Produktspezifikationen
• Genehmigtes Muster
• Bestellmenge
• Liefertermin
• Zahlungsbedingungen
• Inspektionsstandard
• Verpackungsanforderungen
• Versandbedingungen
• Erforderliche Dokumente

Käufer sollten strukturierte Bestellungen, Spezifikationsblätter, Genehmigungsunterlagen und Produktionsaktualisierungen verwenden.

14. Den Produktpreis statt der gesamten Landed Cost in den Mittelpunkt stellen

Der Produktpreis ist nur ein Teil der gesamten Importkosten.

Die gesamten Landed Cost können Folgendes umfassen

• Produktkosten
• Musterkosten
• Testgebühren
• Inspektionsgebühren
• Exportverpackung
• Lokaler Transport
• Hafenabfertigung
• Fracht
• Versicherung
• Zölle
• Einfuhrsteuern
• Zollabfertigung
• Gebühren am Zielhafen
• Lagerung
• Lieferung auf der letzten Meile

Importeure sollten die geschätzten Landed Cost berechnen, bevor sie eine Bestellung bestätigen. Ein niedriger Fabrikpreis kann sich nach Fracht, Zöllen, Zielortgebühren und qualitätsbedingten Verlusten als teuer erweisen.

15. Den gesamten Beschaffungsprozess ohne lokale Unterstützung verwalten

Internationale Beschaffung bedeutet mehr als nur einen Lieferanten zu finden und einen Preis zu verhandeln.

Käufer benötigen möglicherweise Unterstützung bei der Lieferantensuche, Fabriküberprüfung, Musterentwicklung, Produktionsüberwachung, Inspektion, Dokumentation, Verpackung, Frachtkoordination und Problemlösung.

Ein zuverlässiger Beschaffungspartner kann helfen, Kommunikationslücken zu schließen, Fertigungskapazitäten zu überprüfen, die Produktion zu überwachen und bei Problemen lokale Unterstützung zu leisten.

Wie Erstimporteure einen sichereren Beschaffungsprozess aufbauen können

1. Produkt und Zielpreis klar definieren.
2. Vollständige Spezifikationen und Artwork vorbereiten.
3. Spezialisierte Hersteller in die engere Wahl ziehen.
4. Referenzen und Produktionskapazität des Lieferanten überprüfen.
5. Angebote mit den gleichen Spezifikationen anfordern.
6. Produktmuster entwickeln und genehmigen.
7. Verpackungs- und Konformitätsanforderungen bestätigen.
8. Eine schriftliche Bestellung verwenden.
9. Sichere Zahlungsbedingungen vereinbaren.
10. Produktionsfortschritt überwachen.
11. Eine Vorversandinspektion durchführen.
12. Dokumente vor dem Versand überprüfen.
13. Mit einem überschaubaren Probeauftrag beginnen.
14. Lieferantenleistung nach Lieferung überprüfen.

Häufig gestellte Fragen